Klienten aus dem Ausland betreuen: was zu beachten ist

Der erste Klient, der ins Ausland zieht, wird meist einfach weiterbetreut — und die Fragen kommen erst beim Jahresabschluss. Sie sind lösbar, aber sie sollten vorher geklärt sein, weil eine falsche Einordnung rückwirkend korrigiert werden muss.

Was ändert sich überhaupt?

Zwei Dinge, und beide haben nichts mit dem Training zu tun:

Was sich nicht ändert: das Gewerbe. Es richtet sich nach deinem Sitz, nicht nach dem Wohnort deiner Klienten. In Österreich trägt das freie Gewerbe für Trainingskonzepte auch bei Auslandsbetreuung — Einzelheiten in Welches Gewerbe brauche ich als Personal Trainer?.

Wo ist der Leistungsort bei Online-Betreuung?

Hier liegt der eigentliche Knoten, und er wird fast immer zu einfach beantwortet. Es kommt darauf an, was verkauft wird:

Die entscheidende Trennlinie verläuft zwischen der zweiten und der dritten Zeile — und sie ist feiner, als sie aussieht. Eine elektronisch erbrachte Dienstleistung liegt vor, wenn die Leistung im Wesentlichen automatisiert und mit minimaler menschlicher Beteiligung erbracht wird. Ein Live-Videocall ist das ausdrücklich nicht: Die menschliche Beteiligung ist dort der gesamte Inhalt.

In Deutschland steht die Neuregelung in § 3a Abs. 3 Nr. 3 Satz 2 UStG, eingefügt durch das Jahressteuergesetz 2024 und anwendbar seit 1. Januar 2025. Live-Streaming fällt dabei unter § 3a Abs. 3 Nr. 3 Buchst. a UStG — unterrichtende, sportliche und ähnliche Leistungen —, nicht unter die elektronischen Leistungen.

Ab wann muss ich mich im Ausland registrieren?

Ab 10.000 Euro EU-weitem Jahresumsatz mit den betroffenen Leistungen. Darunter greift eine Vereinfachung, darüber gibt es zwei Wege:

1. Registrierung im jeweiligen Bestimmungsland, mit Erklärung und Abführung dort.
2. One-Stop-Shop-Verfahren (OSS) — ein elektronisches Portal, über das die in allen EU-Ländern angefallene Steuer gesammelt erklärt und abgeführt wird.

Für einen Trainer mit einer Handvoll Klienten in Deutschland oder den Niederlanden ist der zweite Weg der einzige praktikable. Wie die Umsatzsteuerpflicht überhaupt entsteht, steht in Kleinunternehmerregelung für Trainer.

Was muss ich nachweisen können?

Den Wohnsitz des Klienten, sobald nach Empfängerort abgerechnet wird. Das ist der praktische Aufwand, den die Neuregelung mit sich bringt: Bei Privatkunden gibt es keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, an der sich das festmachen ließe.

Praktisch heißt das, die Anschrift bei der Anmeldung sauber zu erfassen und sie nicht als Formalie zu behandeln. Was auf einer Rechnung ohnehin stehen muss, steht in Rechnung schreiben als Personal Trainer.

Was gilt bei Klienten in der Schweiz?

Die Schweiz ist Drittland, und das vereinfacht die Sache eher. Leistungen an Schweizer Privatkunden sind in Österreich und Deutschland nicht steuerbar — die Rechnung geht ohne Umsatzsteuer hinaus.

Die Schweizer Seite hat eine eigene Schwelle: 100.000 Franken weltweiter Umsatz. Sie kann in Einzelfällen eine Registrierungspflicht in der Schweiz auslösen, auch wenn dort selbst wenig Umsatz anfällt. Für die allermeisten Trainer ist das ohne Bedeutung, prüfen sollte man es trotzdem einmal.

Was ist beim Datenschutz zu beachten?

Weniger, als befürchtet — solange der Klient in der EU oder im Europäischen Wirtschaftsraum sitzt. Dann gibt es schlicht keinen Drittlandtransfer, und die Frage stellt sich nicht.

Außerhalb sieht es anders aus:

• Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO, sofern für das Land einer vorliegt.
• Sonst Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO, verbunden mit einer Prüfung des Einzelfalls und zusätzlichen Maßnahmen wie Verschlüsselung.

Für die Vereinigten Staaten besteht seit Juli 2023 das EU-US Data Privacy Framework. Das Gericht der Europäischen Union hat die dagegen gerichtete Nichtigkeitsklage T-553/23 am 3. September 2025 abgewiesen; das Rechtsmittel ist beim Europäischen Gerichtshof unter C-703/25 P anhängig. Bis zu einer anderen Entscheidung gilt der Beschluss. Für die Schweiz ist das Framework seit 15. September 2024 anwendbar. Was das für Werkzeuge bedeutet, steht in Fitness-Apps aus den USA.

Ändert der Wohnort etwas an der Einwilligung?

Nein, und das ist der Punkt, an dem am häufigsten falsch gedacht wird. Trainingsdaten bleiben Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO, unabhängig davon, wo der Klient wohnt. Die ausdrückliche Einwilligung ist genauso nötig wie bei einem Klienten im Nachbarort.

Ein Unterschied besteht allerdings beim Einwilligungsalter: In Österreich liegt es bei 14 Jahren nach § 4 Abs. 4 DSG, in Deutschland bei 16 Jahren nach Art. 8 DSGVO. Muster und typische Fehler stehen in Einwilligung einholen.

Was ändert sich in der Betreuung selbst?

Praktisch vor allem die Erreichbarkeit, sobald ein Klient die Zeitzone wechselt — innerhalb des deutschsprachigen Raums gibt es dieses Problem nicht, darüber hinaus sofort. Wie man das regelt, steht in Zeitzonen und Erreichbarkeit.

Fachlich ändert sich wenig. Der Plan, die Rückmeldung und der Fortschritt laufen unverändert weiter — vorausgesetzt, sie liegen an einem Ort, der von überall erreichbar ist und die Daten dort behält, wo sie hingehören.

KADEA ist eine Coaching-App für Personal Trainer im deutschsprachigen Raum: Trainingspläne, 412 Übungen mit Video, Nachrichten und Fortschritt in einer App, die das Logo und die Farben des Trainers trägt. Der Zugang kostet 50 € im Monat plus 10 € je aktivem Klienten (zzgl. USt.), die Daten liegen auf EU-Servern in Irland.

Wo Auslandsklienten im Aufbau eines Online-Angebots stehen, ist in Online-Coaching aufbauen beschrieben; die Funktionen zeigt die Startseite, Trainer bewerben sich über Trainer werden.

Fazit

Ein Klient im Ausland ist fachlich derselbe Klient und verwaltungstechnisch ein anderer. Bei der Umsatzsteuer entscheidet, was genau verkauft wird: persönliche Betreuung folgt der Grundregel, live übertragene Veranstaltungen und vorproduzierte Kurse folgen seit 1. Januar 2025 dem Wohnsitz des Empfängers. Ab 10.000 Euro EU-weitem Umsatz kommt die Registrierung im Bestimmungsland oder das One-Stop-Shop-Verfahren ins Spiel. Beim Datenschutz ist die EU unproblematisch und alles darüber hinaus eine eigene Prüfung. Beides lässt sich in einem Termin klären — nur eben besser vorher als im März des Folgejahres.

Hinweis: Dieser Beitrag gibt den Stand vom 27. August 2026 wieder und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Die umsatzsteuerliche Einordnung von Online-Betreuung hängt vom konkreten Leistungsinhalt ab und gehört vor dem ersten Auslandsklienten mit dem Steuerberater besprochen.