Videocalls mit Klienten: Zoom, Whereby oder Teams?

Online-Betreuung steht und fällt mit dem Videocall — und die Wahl des Werkzeugs wird meist nach Bequemlichkeit getroffen, nicht nach den drei Fragen, die tatsächlich zählen.

Was muss ein Videocall-Werkzeug rechtlich erfüllen?

Drei Dinge, in dieser Reihenfolge:

1. Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Der Anbieter verarbeitet Bild, Ton und Verbindungsdaten in deinem Auftrag. Ohne Vertrag fehlt die Grundlage. Was darin stehen muss, steht in Auftragsverarbeitungsvertrag für Personal Trainer.
2. Eine Grundlage für den Ort der Verarbeitung, falls der Anbieter oder seine Unterauftragsverarbeiter außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums sitzen.
3. Eine Regelung für Aufzeichnungen — auch dann, wenn du nie aufzeichnest. Dann lautet die Regelung: aus, und zwar in den Einstellungen.

Was unterscheidet einen Anbieter im EWR von einem in den USA?

Nur einen Punkt, aber der ist der aufwendigste.

Zum EWR gehören die 27 EU-Staaten sowie Island, Liechtenstein und Norwegen. Ein norwegischer Anbieter ist datenschutzrechtlich damit derselbe Fall wie ein deutscher — ein Punkt, der bei der Auswahl häufig übersehen wird.

Bei Anbietern aus den USA hängt alles an der Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework, für das die EU-Kommission am 10. Juli 2023 einen Angemessenheitsbeschluss gefasst hat. Die Teilnehmerliste ist öffentlich einsehbar; ohne Eintrag brauchst du Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c und eine eigene Bewertung des Risikos. Der ganze Zusammenhang steht in Fitness-Apps aus den USA.

Wie prüfst du einen konkreten Anbieter in fünf Minuten?

Fünf Fragen, alle über die Website des Anbieters beantwortbar:

1. Wo ist der Firmensitz? Steht im Impressum oder in den Nutzungsbedingungen.
2. Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag zum Herunterladen? Meist als „DPA" bezeichnet.
3. Wo stehen die Server, und lässt sich die Region wählen?
4. Wer sind die Unterauftragsverarbeiter? Eine seriöse Liste nennt das Sitzland mit.
5. Ist die Aufzeichnung standardmäßig aus, und lässt sie sich sperren?

Wer bei Frage 2 nichts findet, muss die übrigen nicht mehr stellen.

Darfst du ein Online-Training aufzeichnen?

Nur mit ausdrücklicher Zustimmung — und hier greifen ausnahmsweise zwei Rechtsgebiete gleichzeitig.

Datenschutzrechtlich ist die Aufzeichnung eines Trainings ein Gesundheitsdatum nach Art. 9 DSGVO: Sie zeigt Bewegung, Konstitution und häufig auch Einschränkungen. Es braucht also eine eigene Einwilligung, getrennt von der Zustimmung zur Betreuung.

Strafrechtlich ist die Aufnahme des nicht öffentlich gesprochenen Wortes ohne Zustimmung eine eigene Straftat: in Österreich nach § 120 StGB, in Deutschland nach § 201 StGB. Das gilt unabhängig davon, wie gut deine Datenschutzunterlagen sind.

Wenn du aufzeichnest, dann sauber:

• Zustimmung vor dem Start, nicht im laufenden Gespräch
• Zweck benennen — Technikanalyse ist etwas anderes als Werbematerial
• Speicherdauer festlegen, üblicherweise wenige Wochen
• Ablage im selben System wie die übrige Akte, nicht auf dem Rechner

Was ist mit selbst betriebenen Lösungen?

Wer Konferenzsoftware auf einem eigenen Server betreibt, verschiebt die Verantwortung, statt sie loszuwerden. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag entfällt — dafür bist du selbst für Aktualisierungen, Zugriffsschutz und Verfügbarkeit zuständig, und die Maßstäbe des Art. 32 DSGVO gelten unverändert.

Für einen Einzeltrainer ist das fast nie die einfachere Wahl. Sinnvoll wird es erst, wenn ohnehin eigene Serverinfrastruktur betreut wird.

Welche Einstellungen sind wichtiger als die Wahl des Anbieters?

In der Praxis passieren die meisten Pannen nicht beim Anbieter, sondern in der Konfiguration. Vier Punkte, die mehr bringen als ein Produktwechsel:

Der letzte Punkt betrifft den Kalender, nicht das Konferenzwerkzeug — und ist trotzdem der häufigste Befund, weil Termineinladungen weiterwandern.

Was gehört nicht in einen Videocall?

Der Call ist ein Gespräch, kein Ablageort. Alles, was dauerhaft gebraucht wird, gehört in die Akte, nicht in den Chat des Konferenzwerkzeugs:

• Fotos und Werte — sie liegen sonst in einem zweiten System ohne Löschlauf
• Pläne als Datei — die Fassung im Chat veraltet sofort
• Angaben zu Verletzungen, die du dir nur „schnell notierst"

KADEA ist eine Coaching-App für Personal Trainer im deutschsprachigen Raum: Trainingspläne, 412 Übungen mit Video, Nachrichten und Fortschritt in einer App, die das Logo und die Farben des Trainers trägt. Der Zugang kostet 50 € im Monat plus 10 € je aktivem Klienten (zzgl. USt.), die Daten liegen auf EU-Servern in Irland. Form-Check-Videos liegen dort direkt bei der Übung statt in einem Chatverlauf — was dazu häufig gefragt wird, steht auf der Startseite und in den häufigen Fragen.

Was gilt bei Gruppen-Calls?

Sobald mehr als eine Person im Raum ist, entsteht ein Problem, das es im Einzeltraining nicht gibt: Die Teilnehmer sehen einander — samt Wohnzimmer, Körper und allem, was im Gespräch fällt.

Das ist keine Übermittlung durch dich im technischen Sinn, aber du gestaltest den Rahmen, in dem es passiert. Drei Vorkehrungen sind deshalb üblich:

1. Vorher sagen, wer dabei ist. Nicht die Namensliste verschicken, sondern die Zahl und die Art der Runde nennen.
2. Keine individuellen Werte im Plenum. Gewicht, Umfänge und Beschwerden gehören ins Einzelgespräch — auch wenn es didaktisch verlockend ist, an einem Beispiel zu erklären.
3. Teilnehmerliste nicht sichtbar machen, wo das Werkzeug es zulässt.

Für die Teilnehmer gilt dieselbe Zurückhaltung. Ein kurzer Satz zu Beginn — „was hier besprochen wird, bleibt hier, und niemand zeichnet auf" — ist keine Rechtsgrundlage, verhindert aber den Großteil der Fälle, die sonst später erklärt werden müssen.

Rechtlich sauber wird es dadurch, dass du keine Gesundheitsdaten einzelner Teilnehmer offenlegst. Was jemand von sich aus erzählt, ist seine Entscheidung; was du aus der Akte vorliest, ist deine.

Fazit

Die Frage „Zoom, Whereby oder Teams?" beantwortet sich nicht über den Namen, sondern über drei Prüfpunkte: Vertrag, Sitzland, Aufzeichnung. Ein Anbieter aus dem EWR spart dir den aufwendigsten davon. Und egal, wofür du dich entscheidest — Wartebereich, Zugangscode und eine gesperrte Aufzeichnung verhindern mehr Schaden als jede Produktwahl. Der Überblick steht in Trainingsdaten und DSGVO: Was Personal Trainer speichern dürfen.

Hinweis: Dieser Beitrag gibt den Stand vom 21. August 2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.