Datenumzug: Klienten aus Excel in eine App holen

Der Umzug ist der Grund, warum viele Trainer bei ihrer Tabelle bleiben, obwohl sie längst nicht mehr trägt. Die Sorge ist nachvollziehbar und meist größer als die Aufgabe — vorausgesetzt, man zieht nicht alles auf einmal um.

Was kommt mit, was bleibt?

Die wichtigste Entscheidung fällt vor dem ersten Handgriff. Nicht alles, was in der Tabelle steht, gehört in die neue App:

Die vorletzte Zeile wird regelmäßig falsch gemacht. Daten ehemaliger Klienten in ein neues System zu übernehmen ist keine Fleißarbeit, sondern eine Verlängerung der Speicherung ohne Grund. Was weg muss, steht in Klient kündigt: Welche Daten müssen weg? und Wie lange darf ich Klientendaten aufbewahren?.

Wie räumst du die Tabelle vorher auf?

Gewachsene Tabellen enthalten Fehler, und das ist kein Vorwurf: Eine Übersichtsarbeit von Raymond Panko über sieben Feldprüfungen an insgesamt 88 betrieblichen Tabellen fand in 94 Prozent von ihnen Fehler, bei einer Fehlerrate von 5,2 Prozent der Formelzellen. Geprüft wurden betriebliche Tabellen, aber der Mechanismus gilt überall: Ein falscher Bezug sieht aus wie ein richtiger.

Vor dem Umzug lohnen sich deshalb fünf Handgriffe:

1. Eine Zeile je Klient, eine Spalte je Angabe.
2. Verbundene Zellen auflösen.
3. Farben und Kommentare in eigene Spalten schreiben — beides geht beim Export verloren.
4. Ein einheitliches Datumsformat.
5. Doppelte Einträge zusammenführen.

Punkt drei ist der häufigste Verlust. In vielen Tabellen bedeutet Gelb „pausiert" und Rot „Zahlung offen" — das weiß aber nur der Autor, und keine Exportdatei transportiert es.

In welcher Reihenfolge ziehst du um?

In drei Wellen, mit Abstand dazwischen:

Welle 1 — aktive Klienten. Name, Kontakt, Ziel, Besonderheiten. Das ist die Grundlage für alles Weitere und an einem Nachmittag erledigt.

Welle 2 — Vorlagen und laufende Pläne. Hier entsteht der eigentliche Nutzen, weil ab jetzt kopiert statt geschrieben wird. Wie ein Plan aufgebaut sein sollte, steht in Trainingsplan erstellen.

Welle 3 — Historie, falls überhaupt. Meist genügt es, die alte Tabelle als Archiv zu behalten. Wer sie doch überträgt, beschränkt sich auf die Bestwerte je Übung, nicht auf jede einzelne Einheit.

Wie kommen die Klienten mit?

Das ist der Teil, der wirklich dauert. Technisch ist ein Umzug an einem Nachmittag erledigt, aber bis alle Klienten in der neuen App angekommen sind, vergehen erfahrungsgemäß zwei bis vier Wochen.

Deshalb gilt: Die alte Lösung läuft parallel weiter, bis der letzte aktive Klient eingestiegen ist. Und der Einstieg wird nicht per Nachricht angekündigt, sondern im Termin gemacht. Der vollständige Ablauf steht in Klienten-Onboarding: wie neue Leute in die App kommen.

Ein Umzug ist außerdem ein guter Anlass für ein Gespräch: Er zeigt, dass sich etwas an der Betreuung verbessert, und er lässt sich mit einer Bestandsaufnahme verbinden.

Was passiert mit den alten Dateien?

Sie bleiben nicht einfach liegen. Trainingsdaten sind Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO, und dazu gehört ein Löschkonzept — auch für Kopien, an die niemand denkt: Mailanhänge, Messenger-Verläufe, die Datei im Downloads-Ordner, ältere Versionen im Speicherdienst.

Steuerlich relevante Unterlagen sind davon getrennt zu betrachten und haben eigene Fristen. Rechnungen sind keine Trainingsdaten, und sie werden nicht gelöscht, nur weil ein Klient geht.

Wo Dateien überall liegen dürfen, steht in Google Drive und Dropbox für Klientendaten.

Was ist mit Übungen und eigenen Videos?

Der Teil, der beim Planen des Umzugs am häufigsten fehlt. In einer Tabelle stehen Übungsnamen als freier Text — „KH-Bankdrücken", „Bankdrücken KH", „Bankdrücken Kurzhantel schräg" können dieselbe Übung meinen oder drei verschiedene. Eine App kennt dagegen feste Einträge, und die Zuordnung macht niemand automatisch.

Der pragmatische Weg: Zuerst eine Liste aller Übungsnamen aus der Tabelle ziehen und doppelte zusammenführen. Dann prüfen, welche davon im Vorrat der App schon vorhanden sind, und nur den Rest selbst anlegen. Bei den meisten Trainern bleiben am Ende zehn bis zwanzig eigene Übungen übrig — Varianten, Vorstufen und Dinge, die im Studio anders heißen.

Eigene Videos gehören in dieselbe Welle. Sie sind der Teil, der eine Übungsbibliothek von einer Liste unterscheidet, und sie lassen sich nicht nachträglich sammeln, ohne alles noch einmal anzufassen. Was hineingehört, steht in Übungsbibliothek aufbauen.

Welche Fehler kosten am meisten Zeit?

Drei, die sich vermeiden lassen:

Der dritte Punkt ist der teuerste, weil er die Betreuung selbst trifft. Wie stark der Anfang wiegt, zeigen Erhebungen zu frei geladenen Apps: Die Aktivierung fällt dort von 26 Prozent an Tag eins auf 10 Prozent an Tag 28.

Woran erkennst du, dass der Umzug fertig ist?

Nicht daran, dass alle Daten drüben sind, sondern daran, dass du die alte Datei eine Woche lang nicht geöffnet hast. Solange du noch nachsiehst, läuft der Betrieb doppelt — und doppelt geführte Daten laufen auseinander.

Ein guter Abschluss besteht deshalb aus drei Schritten: letzte Kontrolle, ob alle aktiven Klienten drüben sind, Archivkopie an einen geschützten Ort, und Löschen aller übrigen Kopien. Die Auswahlkriterien für das Ziel stehen in Personal-Trainer-Software: Vergleich und Kriterien.

KADEA ist eine Coaching-App für Personal Trainer im deutschsprachigen Raum: Trainingspläne, 412 Übungen mit Video, Nachrichten und Fortschritt in einer App, die das Logo und die Farben des Trainers trägt. Der Zugang kostet 50 € im Monat plus 10 € je aktivem Klienten (zzgl. USt.), die Daten liegen auf EU-Servern in Irland.

Wie das aussieht, steht auf der Startseite; Trainer bewerben sich über Trainer werden.

Fazit

Ein Datenumzug scheitert selten an der Technik und fast immer an der Menge. Wer in drei Wellen vorgeht — aktive Klienten, Vorlagen, Historie oder gar nicht —, ist mit dem sichtbaren Teil an einem Nachmittag durch. Vorher wird die Tabelle aufgeräumt, weil Fehler und Farbcodierungen sonst mitwandern oder verschwinden. Und danach werden die alten Kopien gelöscht, nicht vergessen.

Hinweis: Dieser Beitrag gibt den Stand vom 27. August 2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.