Klient kündigt: Welche Daten müssen weg?

Das Ende einer Betreuung ist der Moment, in dem sich zeigt, ob die Ablage funktioniert. Bis dahin lässt sich vieles aufschieben — ab hier laufen Fristen, und der ehemalige Klient hat Ansprüche, die er auch stellt.

Was passiert automatisch, wenn eine Betreuung endet?

Rechtlich: der Zweckwegfall. Die Rechtsgrundlage für einen großen Teil deiner Daten war die Durchführung der Betreuung. Endet sie, endet auch die Grundlage — Art. 17 Abs. 1 lit. a DSGVO knüpft daran ausdrücklich einen Löschanspruch.

Praktisch: nichts, solange niemand etwas tut. Genau darin liegt das Problem. Die Löschung tritt nicht von selbst ein, sie muss ausgelöst werden, und zwar auch ohne Aufforderung des Klienten.

Welche Daten müssen weg?

Alles, was ausschließlich der laufenden Betreuung diente:

• Fortschrittsfotos — dafür gibt es keine Aufbewahrungspflicht, siehe Fortschrittsfotos rechtssicher speichern
• Essenstagebuch und Nährwertdaten
• Gewicht, Umfänge, Körperfett im Verlauf
• Chatverläufe und Sprachnachrichten
• Angaben zu Vorerkrankungen, soweit sie nicht Teil der Trainingsdokumentation sind
• Zugänge und Einladungscodes, die noch offen sind

Ein Widerruf der Einwilligung nach Art. 7 Abs. 3 hat dieselbe Wirkung, auch mitten in einer laufenden Betreuung: Ab dem Widerruf fehlt die Grundlage.

Welche Daten dürfen bleiben — und warum?

Zwei Gruppen, beide mit eigener Begründung.

Die dritte Zeile ist die, die überrascht: Die Trainingsdokumentation bleibt nicht wegen der Einwilligung, sondern wegen deines berechtigten Interesses an der Verteidigung gegen Ansprüche. Sie überlebt deshalb auch einen Widerruf. Die Fristen im Einzelnen stehen in Wie lange darf ich Klientendaten aufbewahren?

Was ist der Unterschied zwischen Archivieren und Löschen?

Ein archivierter Klient ist aus deiner Liste verschwunden, seine Daten sind es nicht. Rechtlich bleibt es eine Verarbeitung mit allen Pflichten: Auskunft, Sicherheit, Speicherbegrenzung.

Archivieren ist trotzdem sinnvoll — als Zwischenschritt, nicht als Ergebnis:

1. Archivieren beim Ende der Betreuung: Der Datensatz verschwindet aus dem Alltag, die Frist beginnt.
2. Teil-Löschung binnen 30 Tagen: Fotos, Essenstagebuch, Chatverlauf.
3. Rest-Löschung nach Ablauf der Fristen: Trainingsdokumentation nach drei Jahren, Belege nach sieben bis zehn.

Wer nur Schritt 1 macht und ihn für erledigt hält, hat nichts gelöscht — nur aufgeräumt.

Darf der Klient seine Daten mitnehmen?

Ja, und das ist ein eigener Anspruch neben der Löschung. Art. 20 DSGVO gibt ihm das Recht auf Datenübertragbarkeit: Daten, die er selbst bereitgestellt hat und die auf Einwilligung oder Vertrag beruhen und automatisiert verarbeitet werden, muss er in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format bekommen.

Nicht darunter fallen deine eigenen Notizen und Bewertungen — die gehören aber zur Auskunft nach Art. 15, siehe Klient will seine Daten sehen — was jetzt?

In der Praxis ist das weniger Belastung als Gelegenheit: Ein Export, den man ohne Rückfrage herausgibt, beendet eine Betreuung freundlicher als eine Diskussion darüber.

Was ist mit Sicherungskopien?

Backups müssen nicht rückwirkend durchsucht werden. Erwartet wird zweierlei: Gelöschte Daten dürfen nicht in den laufenden Betrieb zurückfließen, und sie müssen mit dem regulären Ablauf des Sicherungszyklus verschwinden.

Deshalb gehört der Zyklus ins Löschkonzept — mit Zahl. Ein Satz genügt: „Die Sicherungen werden nach 30 Tagen überschrieben; nach diesem Zeitraum ist die Löschung auch dort wirksam."

Wie hältst du das nach?

Der Auslöser sollte nicht dein Gedächtnis sein. Was funktioniert:

• Ein festes Enddatum je Betreuung, statt eines schleichenden Auslaufens
• Ein Quartalstermin für die Löschläufe
• Ein Protokoll mit vier Spalten: was, wann, wo, wer

Ohne Protokoll gilt die Löschung im Streitfall als nicht erfolgt — die Beweislast liegt nach Art. 5 Abs. 2 bei dir.

KADEA ist eine Coaching-App für Personal Trainer im deutschsprachigen Raum: Trainingspläne, 412 Übungen mit Video, Nachrichten und Fortschritt in einer App, die das Logo und die Farben des Trainers trägt. Der Zugang kostet 50 € im Monat plus 10 € je aktivem Klienten (zzgl. USt.), die Daten liegen auf EU-Servern in Irland. Archivierte Klienten zählen dort nicht mehr als aktiv — was das für die Abrechnung heißt, steht auf der Startseite und in den häufigen Fragen.

Was sagst du dem Klienten beim Abschied?

Ein Satz, der beides erledigt — Pflicht und Eindruck:

„Deine Rechnungen bleiben aus steuerlichen Gründen liegen, deine Trainingsdaten drei Jahre für den Fall von Rückfragen. Fotos, Ernährung und unser Nachrichtenverlauf sind in dreißig Tagen gelöscht. Wenn du deinen Verlauf mitnehmen willst, schick mir kurz eine Nachricht."

Das ist keine Rechtsbelehrung, sondern ein Abschluss. Und es ist der Moment, in dem ein Teil der Leute fragt, ob sie später wiederkommen können — was ohne diesen Satz seltener passiert.

Was gilt, wenn die Betreuung nur pausiert?

Der häufigere Fall — Verletzung, Umzug, Elternzeit — und der rechtlich unklarste, weil niemand ein Enddatum ausspricht.

Eine Pause ist kein Zweckwegfall, solange die Betreuung fortgesetzt werden soll. Entscheidend ist, dass das nicht offen bleibt: Ohne vereinbarte Dauer wird aus der Pause faktisch ein Ende, und ab da läuft die Speicherbegrenzung.

Was sich bewährt hat:

Sechs Monate sind keine gesetzliche Frist, sondern eine begründbare Festlegung — und genau das verlangt Art. 5 Abs. 1 lit. e: entweder eine Dauer oder die Kriterien, nach denen sie bestimmt wird.

Für die Abrechnung ist die Pause ohnehin der interessantere Punkt. Wer für pausierende Klienten weiterzahlt, zahlt für Leerlauf — deshalb lohnt der Blick darauf, wie ein Anbieter „aktiv" definiert.

Fazit

Das Ende einer Betreuung ist kein Auslaufen, sondern ein Vorgang mit drei Schritten: archivieren, in dreißig Tagen die Gesundheitsdaten löschen, nach Ablauf der Fristen den Rest. Wer das einmal als festen Ablauf einrichtet, bekommt aus einer unangenehmen Situation eine Routine — und aus einem möglichen Beschwerdegrund einen sauberen Abschluss. Der Überblick steht in Trainingsdaten und DSGVO: Was Personal Trainer speichern dürfen.

Hinweis: Dieser Beitrag gibt den Stand vom 22. August 2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.