Vom Einzelkämpfer zum kleinen Team

Der Schritt vom Einzelkämpfer zum kleinen Team wird meist als Wachstumsfrage gestellt: mehr Klienten, also ein zweiter Trainer. In der Praxis rechnet sich der erste Mitarbeiter fast nie über zusätzliche Trainingsstunden — und die Vertragsform, die dabei gewählt wird, ist das größere Risiko.

Wofür lohnt sich der erste Mitarbeiter?

Für die Verwaltung, nicht für das Training. Der Grund steht in einer einzigen Zahl: Nach einer Branchenerhebung entfallen rund 15 Stunden pro Woche auf Planung, Pläne und Organisation.

Wer davon die Hälfte abgibt, gewinnt sieben bis acht verkaufbare Stunden — bei einem Deckungsbeitrag von 60 bis 100 Euro je Stunde ist das ein Betrag, gegen den sich eine Teilzeitkraft rechnen lässt. Ein zweiter Trainer muss dagegen erst eigene Klienten aufbauen, und in dieser Zeit kostet er.

Welche Vertragsformen gibt es in Österreich?

Drei, und sie unterscheiden sich für den Auftraggeber vor allem in den Nebenkosten:

Die mittlere Zeile ist der verbreitetste Irrtum: Ein freier Dienstvertrag ist nicht billig. Die Gesetze nennen freie Dienstnehmer bei diesen Abgaben ausdrücklich. Der Satzunterschied zum echten Dienstvertrag beträgt rund einen halben Prozentpunkt.

Der wirkliche Unterschied liegt woanders — in der Bemessungsgrundlage: Beim freien Dienstvertrag gibt es keine Sonderzahlungen, kein Urlaubsgeld und keine Entgeltfortzahlung im Krankenstand. Das macht ihn günstiger, aber nicht über den Beitragssatz.

Was ist das größte Risiko dabei?

Die falsche Einordnung, und zwar deutlich vor allen anderen. Der Kern in einem Satz: Die Bezeichnung des Vertrags ist unerheblich. Es zählt, wie das Verhältnis tatsächlich gelebt wird.

Wird ein Werkvertrag später als Dienstverhältnis eingestuft, sind Dienstgeber- und Dienstnehmeranteil samt Lohnnebenkosten für drei Jahre rückwirkend nachzuzahlen. Das trifft den Auftraggeber, nicht den Auftragnehmer, und es ist bei einem kleinen Betrieb regelmäßig existenzbedrohend.

Praktisch heißt das: Wer feste Zeiten vorgibt, Weisungen erteilt, eigene Betriebsmittel stellt und persönliche Leistung verlangt, hat kein Werk in Auftrag gegeben, sondern jemanden beschäftigt — unabhängig davon, was auf dem Papier steht.

Was gilt in Deutschland?

Die Einstiegsform ist meist der Minijob, und die Grenzen haben sich zum Jahresbeginn geändert:

Die Grenze ist an den Mindestlohn gekoppelt und folgt ihm automatisch; gerechnet wird mit zehn Wochenstunden. Bei 603 Euro und 13,90 Euro je Stunde sind das rund 43 Stunden im Monat — genug, um Terminorganisation und Abrechnung abzugeben, nicht genug für eigene Betreuung.

In Österreich liegt die vergleichbare Geringfügigkeitsgrenze 2026 bei 551,10 Euro im Monat.

Was ändert sich am Betrieb selbst?

Mehr, als der Stundenumfang vermuten lässt. Drei Dinge müssen vorher stehen:

1. Zugriffsrechte. Wer Klientendaten sieht, braucht eine Berechtigung — und Trainingsdaten sind Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO. Was daraus folgt, steht in Trainingsdaten und DSGVO und in EU-Server, Verschlüsselung, Zugriffsrechte.
2. Aufzeichnungen, die jemand anderes lesen kann. Was nur im Kopf des Inhabers existiert, lässt sich nicht abgeben.
3. Abgrenzung nach außen. Klienten müssen wissen, wer wofür zuständig ist, sonst laufen alle Fragen weiter beim Inhaber auf und der Effekt verpufft.

Rechnet sich das überhaupt?

Die Rechnung ist einfacher als erwartet und geht so: gewonnene verkaufbare Stunden mal Deckungsbeitrag je Stunde, gegen Bruttolohn plus Nebenkosten. Beide Größen kennst du, wenn du deinen Break-even gerechnet hast — der Weg dorthin steht in Auslastung berechnen.

Zwei Posten fehlen in dieser Rechnung regelmäßig und drehen sie im ersten Jahr:

• Einarbeitung. Sie kostet deine Zeit, also genau die Ressource, die du gewinnen willst — im ersten Quartal meist mehr, als sie einbringt.
• Verlässlichkeit der gewonnenen Stunden. Gewonnene Zeit füllt sich nur dann mit bezahlten Einheiten, wenn die Nachfrage schon da ist. Ohne Nachfrage entsteht kein Umsatz, sondern nur Leerlauf.

Deshalb ist die ehrlichste Reihenfolge: erst eine Warteliste, dann ein Mitarbeiter.

Was ist mit einem zweiten Trainer?

Er ist der größere Schritt, weil er nicht Zeit abnimmt, sondern Klienten übernimmt — und damit Betreuungsqualität und Marke berührt. Zwei Punkte entscheiden:

• Der Klient bleibt beim Betrieb, nicht bei der Person. Das gelingt nur, wenn Plan, Verlauf und Kommunikation dem Betrieb gehören und nicht dem privaten Postfach des Trainers.
• Die Marke muss vor dem zweiten Trainer stehen. Wie das aufgebaut wird, steht in Eigene Marke als Trainer aufbauen.

Was heißt das für die Werkzeuge?

Dass sie mehrere Personen kennen müssen, bevor die zweite Person da ist. Ein System, in dem alles unter einem Zugang liegt, lässt sich nicht sauber aufteilen — und ein nachträglicher Umzug der Klientendaten ist genau der Vorgang, den man beim Wachsen am wenigsten gebrauchen kann. Wie so ein Umzug abläuft, steht in Datenumzug: Klienten aus Excel in eine App holen.

KADEA ist eine Coaching-App für Personal Trainer im deutschsprachigen Raum: Trainingspläne, 412 Übungen mit Video, Nachrichten und Fortschritt in einer App, die das Logo und die Farben des Trainers trägt. Der Zugang kostet 50 € im Monat plus 10 € je aktivem Klienten (zzgl. USt.), die Daten liegen auf EU-Servern in Irland.

Was von den Einnahmen bleibt, steht in Was verdient ein Personal Trainer?; die Funktionen zeigt die Startseite, Trainer bewerben sich über Trainer werden.

Fazit

Der erste Mitarbeiter rechnet sich über abgegebene Verwaltung, nicht über zusätzliche Trainingsstunden — bei rund 15 Stunden Organisation pro Woche liegt dort der Hebel. Bei der Vertragsform ist der freie Dienstvertrag nicht die günstige Abkürzung, für die er gehalten wird: Dienstgeberbeitrag, Zuschlag und Kommunalsteuer fallen auch dort an. Und das eigentliche Risiko ist die falsche Einordnung, weil die Bezeichnung des Vertrags nichts zählt und eine Umqualifizierung drei Jahre rückwirkend nachzuzahlen ist. Wer diesen Schritt geht, klärt ihn vorher mit Steuerberater und Sozialversicherung — nicht danach.

Hinweis: Die genannten Grenzwerte gelten für 2026 und ändern sich jährlich. Die Abgrenzung zwischen Dienstvertrag, freiem Dienstvertrag und Werkvertrag hängt vom Einzelfall ab; der Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.